Сценарий мастер-класса "Технология тайм-менеджмента в управленческой деятельности"

Крутий И.М. Сценарий мастер-класса "Технология тайм-менеджмента в управленческой деятельности" // Совушка. 2017. N4(10). URL: https://kssovushka.ru/zhurnal/10/ (дата обращения: 17.04.2024).

Заказ № 47102

Здравствуйте, уважаемые коллеги! Наша сегодняшняя встреча посвящена вопросу, который волнует многих: как правильно организовать свое время, чтобы все успеть. Предлагаю потратить немного времени на подготовку. Нам понадобятся ручка и блокнот для записей, чтобы наше общение было эффективным и продуктивным.

Русская пословица гласит: «Деньги пропали - наживешь, время пропало - не вернешь». Сегодня мы рассмотри понятие «время» в рамках технологии тайм-менеджмент.

 Тема нашей встречи «Технология тайм-менеджмента в управленческой деятельности».

Работа заведующего дошкольной образовательной организацией предполагает режим постоянной готовности. Помимо очерченного круга обязанностей периодически возникают внеплановые ситуации, которые требуют оперативного вмешательства. Одно, другое, третье, и вы понимаете, что не успеваете НИЧЕГО. Знакома ли вам такая ситуация?

Или, наоборот, вы делаете все четко и по плану. Но ваши близкие люди начинают обижаться - все ваше время посвящено работе в детском саду. К сожалению, такие ситуации тоже  нередки.Парадокс в работе руководителя: работы всегда больше, чем времени.  И здесь хорошим помощником в решении этих проблем для меня стали инструменты технологии тайм-менеджмента, которые я использую на протяжении нескольких лет.

Сейчас  я вам предлагаю начертить небольшую таблицу, разделив её на две графы.

Слева графа: что можно сделать со временем, а в правой – что нельзя делать со временем. Достаточно, если вы запишите 2-3 варианта ответов в каждой графе.

Когда я первый раз заполняла эту таблицу, я написала в левой колонке: можно время прожить, просуществоватьвремя можно использовать для достижения целей.

В правой колонке были следующие записи: время нельзя вернуть, обменять, затормозить, ускорить, пощупать…

Вывод: чтобы вы не написали сейчас в этой таблице, это все следует взять и перечеркнуть, потому что со временем, как какой-то категорией мы ничего сделать не сможем.

Время это величина постоянная, она ни от чего не зависит, и будет идти вне зависимости от того,  есть вы, нет вас, что вы делаете, НО, самое главное, время можно НАПОЛНИТЬ чем-то, вы можете что-то сделать не с самим временем, а именно подойти к нему с точки зрения эффективной наполняемости.

Проблема разумного использования времени человеком была поставлена достаточно давно. Одним из первых этот самый вопрос поднял римский философ Луцилий Сенека. Он утверждал: «Когда я не знаю, на какую гавань мне нужно держать курс, тогда ни один ветер не будет для меня попутным». В своих «Письмах к Луцилию» он призывал своего друга «беречь и копить время, которое прежде отнимали или крали, которое зря проходило».  Сенека рекомендовал вести учет времени, чтобы потом оценить его результативное наполнение.

Итальянский ученый Леон Альберти сформулировал первые принципы рационального использования времени. Он предложил не только составлять список дел, но и конкретно указывать время, за которое они должны быть выполнены. Кроме этого необходимо четко расставлять приоритеты: дела могут быть важные и срочные.

Бенджамин Франклин, объединив все имеющиеся на то время знания относительно понятия «время» и его «рациональное использование» создал систему управления личным временем. Её  основу составляет выбор долгосрочных и краткосрочных целей, без чего невозможно представить современный тайм-менеджмент.

Как отдельная дисциплина тайм-менеджмент появилась еще в конце 60-х годов XX века. Направление получило признание и приобрело широкую популяризации в процветающих бизнес-странах. С 90-х годов использование тайм-менеджмента распространилось на управление в других сферах человеческой деятельности, а именно: экономической политике, менеджерской деятельности, в управленческой деятельности в системе образования.

Современный тайм-менеджмент - не просто набор разрозненных техник и инструментов. Современный тайм-менеджмент - понятие многоуровневое. Исходя из этого, современный тайм-менеджмент представляет собой комплексную систему управления своей деятельности.

Долгое время к технологии тайм-менеджмента многие управленцы в сфере образования относились скептически. На первый взгляд это может оказаться неинтересным, или даже бессмысленным, но практическую ценность этой технологии можно оценить, только получив конкретные положительные, высококачественные изменения в системе управления организацией.

Современные тенденции обновления системы образования определяют необходимость в изменении направленности вектора управления на личность, ее потребности, создание в образовательных организациях условий для обеспечения комфортного пребывания и всестороннего развития всех участников образовательного процесса. В связи с этим возросли требования к управленческой деятельности.

Значительным вкладом в разработку проблемы руководства организацией, работы с педагогическими кадрами и педагогическим коллективом являются труды таких отечественных и зарубежных ученых, как Ю. Бабанского, М. Ващенко, И. Жерносека, И. Зязюна, В. Зверева, Ю. Конаржеского, В. Лазарева, В. Мадзигона, В. Маслоу, М. Поташника, В. Сластенина, Н. Талызиной, П. Третьякова, Т. Шамовой, Л. Юрчук и других. Их исследования направлены на разработку проблем развития целостной эффективной системы управления.

Целью управления современной образовательной организации является создание педагогических условий для развития и саморазвития педагогов, реализации ими своих потенциальных возможностей с целью достижения высоких реальных стандартов, рейтинговых показателей и конкурентоспособности среди других дошкольных организаций города.

Данная цель является актуальной и для нашего детского сада. Решение указанной проблемы мы видим в поиске оригинальных механизмов и использовании технологий, направленных на повышение эффективности работы организации, а следовательно в мудром подходе к управленческой деятельности..

К технологии тайм-менеджмента мы обратились не случайно. Во-первых, в самом названии и толковании технологии мы увидели ответ на актуальный вопрос «Совершенствование системы управления дошкольной образовательной организацией в современных условиях развития сферы образования».

В широком смысле «тайм-менеджмент - это совокупность правил, методов, стратегий, направленных на достижение единого результата - эффективное использование своего времени: рабочего и свободного для достижения определенных жизненных целей».

Второй момент, на который мы обратили свое внимание – это основные уровни тайм-менеджмента, которые созвучны с перспективой успешного  развития каждой организации:

1. Технологии повышения эффективности и успешности. Тайм-менеджмент в привычном понимании слова, дающий ответ на вопросы: «Как успевать делать больше в единицу времени?», «Как укладываться в сроки?», «Как не забывать о делах и задачах и выполнять их вовремя?» и др.Первый уровень предполагает ознакомление с азами тайм-менеджмента.
2. Второй уровень системы управления временем - выработкастратегии развития. Первый и второй элементы неразрывно связаны с принятием стратегических решений, определением целей, их взаимосвязью. Именно этот этап является определяющим направление движения и с ним связан выбор тех или иных инструментов, техник, методов организации времени.
3. Уровень философии. В контексте тайм-менеджмента, это ответ на вопрос: «Зачем?». Определение ценности выбранных целей. Особенно важен этот этап на стадии выработки корпоративных основ внедрения тайм-менеджмента, когда ценность времени и ценности каждого сотрудника оказываются тем решающим фактором, который способствует успешной реализации принципов тайм- менеджмента в рамках всей организации.

Дойти до третьего уровня внедрения технологии возможно при личной заинтересованности руководителя организации. Это объясняется тем, что повышение эффективности уровня работы учреждения прямо пропорционально зависит от качественного управления.

Проанализировав основные уровни технологии тайм-менеджмента, мы сделали еще несколько важных выводов в отношении вопроса: нужен ли нам тайм-менеджмент:

1) чем динамичнее развивается дошкольное образовательное учреждение и чем серьезнее нагрузка на всех специалистов всех подразделений, или каждого члена коллектива отдельно - тем выше необходимость внедрения технологий тайм-менеджмента в управленческую деятельность руководителя;

2) использование технологии позволит выйти на высокий уровень выполнения годовых задач (до 98%), из-за повышения эффективности в работе каждого педагога и работе творческих групп;

3) в процессе внедрения технологии устанавливается положительный психологический климат в коллективе, формируется готовность к инновационной деятельности, через высокую рабочую способность и творческую инициативность.

Для того, чтобы удостовериться, что технология тайм-менеджмента подходит к образовательной сфере, мы во-первых нашли сходство организации работы в сфере дошкольного образования с базовыми принципами классической системы управления временем, идею создания которой приписывают Бенджамину Франклину.

Главное положение системы Франклина - материализовать время в конкретный результат, заставить время работать на нас, а не наоборот.

Принципы этой системы предусматривают, что любая большое задача, стоящая перед человеком, коллективом, делится на подзадачи, а те в свою очередь - на еще более мелкие под задачи, которые за короткий промежуток времени дают возможность получить определенные результаты. Визуально это можно изобразить в виде многоступенчатой пирамиды, а применение системы - как процесс возведения этой пирамиды.

Приоритетом сферы дошкольного образования является  предоставление стартовых возможностей для детей дошкольного возраста, а главной задачей - формирование у них жизненных компетенций. Для осуществления поставленной задачи необходимо знать и опираться в своей деятельности на Государственный стандарт дошкольного образования. Его основные аспекты отражаются в Концепции развития региона, города, дошкольной организации, а также четко прослеживаются в Программе развития детей дошкольного возраста. К среднесрочным планам относятся рабочие, вариативные, адаптированные, сквозные и другие виды программ, проекты рассчитанные на период 1-5 лет. Годовой план работы организации – это промежуточные планы, а к кратковременным относятся планы на 1 день, неделю, месяц.

Из этой пирамиды мы видим, что достижение главного приоритета невозможно без реализации всех ступеней пирамиды Франклина. И на каждом временном этапе мы должны получать конкретные результаты, иначе пирамида рухнет.

Вспомним слова Луцилия Сенеки «Когда я не знаю, на какую гавань мне нужно держать курс, тогда ни один ветер не будет для меня попутным». Эта фраза подводит нас к пониманию того, что без конкретно поставленной цели, мы не сможем увидеть результат.

Начинать целеполагание стоит от большего к меньшему. Начните записывать свои дела. Составьте список на неделю, затем распределите по дням, далее – можно по часам. Вам, непременно, захочется все систематизировать. Это неслучайно, так как план – ничто, а планирование – это все.

Давайте вместе попробуем представить дела, которые необходимо будет выполнить в течении текущей недели. Составляем список дел. Это будетнаш план или «содержание работы».

Следующим шагом все предложенные варианты, записанные в таблицу, распределяем на неделю. Теперь эта таблица является инструментом тайм-менеджмента и представляет собой планирование на неделю.

Пример заполненной таблицы /

Следуя организации работы по принципам тайм-менеджмента,  необходимо каждое дело доводить до конечного результата! Если дело не выполнено, это не значит, что о нем нужно забыть. Наоборот - его необходимо выполнить как можно быстрее, потому, что оно отнимает время, отвлекает от решения следующих целей.

Итак, в графу «содержание работы» необходимо внести итоговый компонент: анализ работы за неделю. На основании анализа происходит коррекция планов и дальнейшее планирование на следующую неделю с учетом невыполненных задач. Их необходимо выполнить в ближайшее время - понедельник, вторник.

Этот вариант подходит к любому виду планирования: на 1 день, неделю или месяц, год. Главное, помнить правило Бенджамина Франклина «Время = результат».

Как определить результативность своей работы за один день. В этом мне помог хронометраж. «Хронометраж - инструмент не для педантичных и мелочных людей, а для экономно расходующих свои силы. Если вы хотите, чтобы расходы времени оптимизировались сами - просто начните их письменно фиксировать». (Г. Архангельский)

Техника хронометража предусматривает четкое распределение времени на дела. Вместо распределения на дни недели мы указываем время, разбив его на промежутки интервалом в 15-20 минут. Если форма работы занимает больше времени, можно объединить несколько интервалов, то есть не 15 минут, а 30, 45 минут.

Это напоминает ведение обычного делового блокнота. Заполняем по факту. В конце дня у нас есть возможность проанализировать эффективность своей работы, увидеть причины невыполнения, запланированного из списка дел.

Важное условие успешного применения хронометража - систематичность. Только ведение хронометража на протяжении некоторого периода времени обеспечивает успешный результат.

На первых этапах вы будете замечать, что у вас много невыполненных дел. Это связано с тем, что не учитывается один из важнейших Законов тайм-менеджмента «Каждое дело требует больше времени, чем планировалось изначально».Следовательно, на любое дело должен быть отпущен резерв времени.

Кроме этого необходимо учитывать, что есть жесткие задачи, которые четко регламентированы по времени (начало совещания в 14.00) и гибкие задачи, которые можно выполнить в течение рабочего дня. При планировании следите за тем, чтобы жесткие задачи не стояли  строго друг за другом без временного интервала. Почему? Ваш партнер или клиент может опоздать, встреча затянется, задержка потянет за собой смещение всех остальных задач.

По этой же причине мы рекомендуем «гибкие» задачи, то есть не привязанные к определенному времени, фиксировать не в сетке часов, а просто отдельным списком. Эти задачи отнюдь не являются необязательными или неприоритетными. Но для нас не играет роли, сделаем ли мы их в 10.00 или 12.30. Такие задачи решаются в то время, когда у Вас нет «жестких» встреч. Непременным условием подобного подхода является расстановка «гибких» задач по приоритету, иначе Вы можете упустить ту или иную наиболее важную задачу. Таким образом, выписываем задачи, которые предстоит выполнить, выделяем главные, наиболее приоритетные, и с них начинаем.

Так же при планировании нельзя забывать о «поглотителях» и «ловушках» времени. Это любые дела, расходы времени на которые Вам хотелось бы уменьшить - телефонные разговоры, совещания, электронная почта и так далее.

Еще Наполеон говорил: «Единственные воры, которых в нашем обществе не наказывают, - это похитители времени». Как это происходит на практике, мы сможем увидеть из следующей таблицы.

Чтобы решить возникшие проблемы, необходимо расставить приоритеты (по важности и срочности исполнения), рассмотреть возможность делегирования запланированных дел, то есть правильно распланировать свою деятельность.

Ведение хронометража позволяет:  определить, на что тратится ваше время; изыскать первые резервы времени; сократить непродуктивные расходы времени.  Последний пункт особенно важен, так как будет способствовать формированию более осознанного отношения ко времени.

Личная эффективность руководителя, максимально результативное использование его времени - только на 30% вопрос личной организованности, и на 70% - вопрос грамотного делегирования задач.

В этом нам помогает Матрица Эйзенхауэра. Он предлагает разделить список дел на 4 категории: 1) важные и срочные; 2) важные, но не срочные; 3) неважные, но срочные и 4) неважные и несрочные.

Более подробно о технике расстановки дел и задач с помощью матрицы Эйзенхауэра вы можете прочитать в учебном пособии «Тайм-менеджмент» под ред. Глеба Архангельского.

На сегодняшний день хорошим помощником является электронный тайм-менеджмент, который вытесняет классическое планирование на бумаге.

4 причины  для смены бумажных ежедневников

1. Быстрота. Можно составить список повторяющихся дел на месяцы вперед.
2. Напоминалки. О каких-то важных встречах можно создать напоминалки, которые будут вас уведомлять о том, что скоро начнется это важное дело. Можно настроить прием смс, просто уведомлений на телефоне или компьютере.
3. Синхронизация. Это на мой взгляд самый главный плюс электронного тайм-менеджмента. Вводишь данные в телефоне, а они полностью передаются на компьютер или на облачный сервис в интернете.
4. Сохранность. Чтобы ни произошло с вашим электронным устройством, данные никуда не потеряются.

Существует множество программ, с помощью которых можно наиболее удобно выстроить процесс планирования.Каждый может выбрать для себя наиболее подходящий вариант. Я предпочитаю планирование в программе Google календарь.

GoogleCalendar – это личный онлайн-помощник, который работает бесплатно 24 часа в сутки. В этом Сервисе Вы сможете планировать встречи, события, дел с привязкой к календарю. Можно задавать время встречи, повторения, напоминания, приглашать других участников (им высылается приглашение по электронной почте).

GoogleCalendar умеет отправлять напоминания о событиях по e-mail. Работа осуществляется в окне браузера через веб-интерфейс, данные хранятся на централизованном сервере Google, поэтому получить доступ к расписанию можно с любого компьютера, подключенного к Интернет (при этом личные данные защищены паролем).

Благодаря ему:

• Вы будете больше успевать,
• Вы сможете ставить себе напоминания о важных событиях на электронный адрес.
• Вы сможете составлять списки не только рабочих, но и домашних дел.

В завершении своего выступления хочу отметить, что неважно,  какой инструмент для планирования своей работы вы выберете. Самое главное – планирование времени должно войти в привычку. Зная азы тайм-менеджмента,  Вы на практике сможете научиться эффективно распоряжаться временем, правильно организовать  свою деятельность, избавиться от стресса и, что не менее важно,  находить  время  на отдых. Как только это станет неотъемлемым ритуалом  вашей управленческой деятельности,  вы убедитесь, что технология тайм-менеджмента  эффективна, помогает найти баланс и наладить гармонию в личной и профессиональной жизни.